1.
Setiap permohonan hendaklah dibuat
dengan menggunakan Borang Permohonan Reka bentuk Grafik yang
boleh didapati di Unit Grafik, Pejabat Hal Ehwal Korporat UTM. Permohonan juga
boleh didapati melalui laman web
http://www.utm.my/corporateaffairs/graphic/our-services/
2. Borang permohonan hendaklah diisi dengan
lengkap dan ditandatangani oleh pegawai
yang bertanggungjawab sebelum dihantar ke Unit Grafik, Pejabat Hal Ehwal
Korporatuntuk tujuan kelulusan.
3. Permohonan mestilah disertakan dengan SOFTCOPY
dalam perisian Microsoft Word berserta hardcopy maklumat di
bawah:
(i) Nama Majlis
(ii) Nama Perasmi
(a) Nama perasmi yang boleh
diletakkan pada banner adalah:
1.
Menteri
2.
Pro-Canselor
3.
NC
(b) Nama
perasmi di bawah tidak perlu diletakkan pada banner (memadai hanya status jawatan)
1.
Dekan
2.
Pendaftar
3.
Bendahari
4.
Pengarah-Pengarah
(iii) Tarikh
(iv) Masa
(v) Tempat
(vi) Nama Penganjur
(vii) Nama Penganjur bersama(Sekiranya terdapat
penganjur lain selain UTM sila kemukakan
logo dalam bentuk softcopy)
4.
Permohonan juga boleh dibuat dengan
menggunakan faks dan penghantaran e-mail ke Unit Grafik tetapi penggunaan
borang permohonan masih perlu digunakan.
5. Permohonan reka bentuk banner dan bunting
hendaklah dihantar ke Unit Grafik, PejabatHal
Ehwal Korporat sekurang-kurangnya 5 (LIMA) hari berkerja sebelum tarikh majlis berlangsung.
6. Pihak Unit Grafik akan memaklumkan kepada
pemohon untuk mengambil artwork (draf 1) untuk tujuan semakan dan pembetulan.
7. Pihak pemohon hendaklah mengembalikan
semula artwork tersebut ke Unit
Grafik untuktujuan pembetulan / pindaan
(jika ada) sebelum final artwork
dikeluarkan bagi tujuan percetakan.
8. Sekiranya tiada sebarang pindaan, pihak
pemohon dikehendaki mendapatkan kelulusan
dari Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Awam berserta cop pengesahan
di atas final art work tersebut dan kembalikan ke Unit Grafik untuk
tindakan selanjutnya.
9. Pihak Unit Grafik akan mengeluarkan CDR
final art work tersebut berserta salinan hardcopy kepada pemohon untuk urusan cetak.
10. Hard copy pengesahan yang telah
ditandatangani akan disimpan dalam fail unit grafik bagi tujuan rekod.
11.
Unit Grafik hanya terlibat dalam kerja
penghasilan reka bentuk grafik sahaja. Bagi urusan percetakan ianya akan
diuruskan oleh Unit Pentadbiran, Pejabat Hal Ehwal Korporat (kerja yang
berkaitan majlis yang dianjurkan oleh Pej. HEK) atau diuruskan sendiri oleh
jabatan,fakulti dan pelajar masing-masing.
12.
Pemohon hendaklah mendapat kelulusan
Pejabat Hal Ehwal Korporat (Unit
Penjenamaan) sebelum pemasangan banner dan bunting dilakukan.
13. Pemohon juga bertanggungjawab untuk
menurunkan bunting dan banner yang dipasang setelah program tamat atau tempoh
tamat pemasangan yang diberikan.
